Sebagai programmer software sistem informasi manajemen, kami sering harus mengirim update ke klien-klien kami. Sistem pengiriman yang paling cepat seharusnya melalui email, terlebih-lebih untuk klien yang berada di luar Bandung, kecuali untuk file yang ukurannya melebihi batas yang diizinkan dari email provider-nya. Yang paling cepat dan akurat adalah kalau email provider yang kami pakai sama dengan yang dipakai klien kami. Untuk saat ini, Yahoo merupakan pilihan utama kami. Meskipun Yahoo memiliki kelemahannya sendiri, tetapi Yahoo mengizinkan pengiriman file EXE dengan mudah, sedangkan GMAIL yang sebenarnya jauh lebih secure, tidak mengizinkan pengiriman file EXE dengan mudah.
Akan tetapi, meskipun sangat mudah membuat account baru dengan email provider, dan biasanya kami tidak mengalami kesulitan mengirim email antar kami sendiri, kami sering menemukan email update software sistem informasi manajemen yang kami kirimkan tidak "diterima" oleh klien kami. Jujur ini merupakan sesuatu yang membingungkan kami sampai saat ini. Saya khawatir ada kemungkinan email account dari sang klien tidak terjaga dengan baik, sehingga terlalu banyak email-email yang masuk (dari facebook dll, contohnya), sehingga email kami tertumpuk di antara itu semua dan tidak kelihatan. Tanpa disadari oleh klien, keadaan ini sering merugikan klien itu sendiri dan kami juga. Seperti masalah virus yang saya utarakan di post: Software Akuntansi, dan Biaya Virus, dan post: Software Akuntansi dan "No Flashdisk Policy", ataupun masalah hardware di post: Software Akuntansi dan Kesiapan Hardware, kesulitan komunikasi seperti ini bisa menghambat kinerja perusahaan sang klien. Untuk mengatasi masalah tersebut sekarang, kami membuat khusus sebuah email account baru yang bisa dibuka oleh sang klien dan kami juga. Setiap kali kami mengirim email update software sistem informasi akuntansi ke sang klien, kami cc juga ke email account tersebut, yang kemudian kami buka untuk meyakinkan emailnya masuk. Kalau sang klien mengeluh email software akuntansi kami tidak masuk ke account-nya, kami arahkan beliau untuk mengambil dari email account tersebut, yang tidak mempunyai isi apapun juga kecuali email dari kami ke sang klien. Ini menyelesaikan masalah komunikasi yang penting ini.
Apakah anda lagi mempertimbangkan software sistem informasi manajemen untuk perusahaan anda? Anda bisa mempelajari kami lebih lanjut di post: Software Sistem Informasi Manajemen. Untuk membaca post terbaru kami, anda tinggal klik di: Programmer Sistem Informasi Manajemen.
Memang seharusnya semua komunikasi dan jalur informasi melalui telepon dan email karena itu jalan yang paling efisien dan efektif. Tapi masih ada juga klien yang menganut pandangan lama yang meminta programmer/penyedia software untuk secara fisik hadir di kantor/lokasi mereka apabila menghadapi kendala, padahal itu justru lebih membuang sumber daya karena proses analisa, deteksi dan solusi malah menjadi lambat.
BalasHapus